O que deve fazer a recepcionista/ secretária da sua clínica?

O que deve fazer a recepcionista/ secretária da sua clínica?

O que deve fazer a recepcionista/ secretária da sua clínica?

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Quando nos tornamos pacientes, procuramos mais do que uma consulta ou um medicamento. Queremos uma ótima clínica, situada num ótimo lugar, muito bem equipada, mas gerida e “operada” por seres humanos.

O exercício da Medicina  moderna conta com o apoio da tecnologia, mas continua calcado na relação humana, na comunicação adequada, no vínculo afetivo, no respeito ao paciente, que, hoje, tornou-se o cliente. Quem está na linha de frente, quem lida com o paciente, precisa estar muito bem treinado e motivado. Este profissional deve gostar do seu trabalho e de lidar com o público.

Numa época em que os consultórios e clínicas  não podem dispensar pacientes, as secretárias e recepcionistas se tornaram peças fundamentais para o bom funcionamento do negócio. Por isto, treiná-las e definir bem as suas atribuições, é fundamental.

Para conhecer algumas das atribuições destas profissionais,  continue a leitura:

O que deve fazer a recepcionista/ secretária da sua clínica?

  • Controlar o acesso à clínica e realizar a acolhida dos pacientes, profissionais e fornecedores;
  • A recepcionista deve sempre orientar procedimentos iniciais, informar horários e tempo de espera, sinalizar os locais de atendimento, banheiros e copa;
  • Deve ficar à disposição para quaisquer dúvidas e esclarecimentos;
  • A recepcionista tem a obrigação de chegar sempre antes do horário de funcionamento da clínica e aguardar o paciente com tudo preparado;
  • Não deve se atrasar, principalmente, no primeiro horário, porque o paciente  nunca poderá ficar esperando do lado de fora. Isto demonstra falta de ordem e desatenção;
  • A recepcionista interage o tempo todo e se comunica com todas as pessoas envolvidas no consultório: profissionais, auxiliares, fornecedores, pacientes, acompanhantes, distribuidores de material, propagandistas  e visitantes. Por isso deve sempre estar atenta, ser solícita e simpática para garantir harmonia e boa impressão aos visitantes;
  • É muito importante que a recepcionista esteja atenta às visitas e aos acompanhantes, oferecendo entretenimento e atenção para que tenham uma excelente impressão da clínica;
  • A recepcionista deve fazer o controle rigoroso das consultas, a confirmação antecipada dos pacientes, a verificação dos horários e intervalos possíveis, entre os pacientes atendidos;
  • Uma recepcionista eficiente deve ser capaz de fazer encaixes e ajustes de emergências, sem promover caos e desordem, para isso, deve procurar  conhecer os pacientes, estabelecer prioridades, comunicar possíveis atrasos com respeito e atenção;
  • A recepcionista é a guardiã da porta de entrada,  local onde o paciente e seu acompanhante permanecem, antes da consulta. Por isso é importante que este ambiente  esteja impecavelmente arrumado, limpo, agradável, não haja barulho, discussões, bagunça e excesso de ruídos que possam incomodar os pacientes;
  • Banheiros higienizados,  copas impecáveis, sofás e arrumação de revistas (atuais e de interesse do seu público-alvo) devem sempre ser verificados pela recepcionista para garantir harmonia e bem estar na espera;
  • Entender o recado, ouvir atentamente, anotar todos os detalhes, sempre confirmar dados : nome, telefone de contato (mesmo quando o paciente insiste que ele já sabe) e/ou e-mail e garantir prazo de resposta.

Por Márcia Wirth

(reprodução autorizada com créditos)

 

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6 thoughts on “O que deve fazer a recepcionista/ secretária da sua clínica?

  1. francys

    oi boa tarde gostaria de saber qual é o valor do curso de recepcionista e secretária,cel.11-66480850 .obrigada

  2. Márcia Wirth Post author

    Francys, para enviar a nossa proposta de trabalho precisamos saber: endereço da clínica, especialidades da clínica e quantas pessoas serão treinadas.

  3. Anna Silva

    Bom dia , minha sobrinha nom momento está trabalhando em uma clínica odontológica com 6 profissionais, as atibuições dela quando a contrataram era deixar a receção em ordem , atender telefonemas conciliar a agenda de acordo com a agenda particular dos profissionais, compra de material administrativo,abrir a porta da clínica , programar os pagamentos de contas! mas parece que as tarefas dela está tomando outro rumo, ela além de deixar a recepçaõ organizada, banheiros em ordem com papel e organizado, vamos dizer em ordem. ela limpa banheiros da recepção e banheiros internos onde alguns dos 6 profissionais meio descuidados segundo ela deixam bem sujo, ela não limpa dentro dos consultórios, embora os panos de chão que as profissionais utilizam para limpar dentro do consultório, fiquem em um tanque para que ela esfregue, cozinha também os profissionais se alimentam e deixam pias sujas!Eles pediram para ela varrer e lavar frente e quintal da clinica, ela tem comentado comigo em casa que suas atribuiçoes aumentaram e estão declinando para o lado da faxina!
    isto é correto! é correto uma secretária para 6 profissionais onde tenha que lavar também além das atribuições administrativas? Manter o minino de ordem limpo é dever de qualquer pessoa no trabalho! sinto que ha um abuso ai por parte dos profissionais. Estou Errada? Anna Silva!

  4. Márcia Wirth Post author

    Anna,

    As atribuições das secretárias e recepcionistas devem ser definidas no momento da contratação.
    Não posso opinar sobre o caso da sua sobrinha, pois não sei o que foi acordado entre ela e seus empregadores.

    Márcia

  5. gisele

    preciso de uma orientação de como iniciar a descrever a minha rotina aqui na clinica sou recepcionista de uma clinica de otorrino

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